نحوه برنامه ریزی ما

چکیده

برنامه ریزی، فرآیند آگاهانه تصمیمگیری در مورد اهداف و فعالیتهای آینده یک فرد، گروه،واحد

کاری یا سازمان است. مدیر یا مدیران برنامهریزی، برنامهریزی را با یک تحلیل موقعیتی آغاز

مینمایند و درچارچوب محدودیت زمانی و منابع، اطلاعات مرتبط با مسأله مورد برنامهریزی را

جمعآوری و تفسیر مینمایند؛ سپس با تأکید برخلاقیت، مدیران و کارکنان را تشویق کرده تا بر پایه

نگرشی وسیع به امورشان بیندیشند؛ آنگاه با توجه به مزایا، مضرات و تأثیرات بالقوه هرگزینه،

مناسبترین و امکان پذیرترین اهداف و طرحها را برگزیده و مدیران و کارکنان را توجیه نموده و منابع

مورد نیاز را در اختیار آنان گذاشته و به انجام آن تشویق مینمایند. از آنجائیکه برنامهریزی،

فرآیندی پیش رونده و تکرار شونده است،

مدیران باید بطور مستمر عملکرد واحدهای تحت

تکفلشان را از جهت تطابق با اهداف و برنامهها تحت نظر داشته باشند. در مقاله حاضر شما با این

فرآیند و اصول و مبانی برنامهریزی آشنا خواهید شد.

مقدمۀ

در بحث وظایف مدیریت از پنج وظیفه اصلی سخن به میان آمده است:



Planning

1 - برنامه ریزی

Organizing

2 - سازماندهی

Staffing

3 - به کار گماردن

Directhing

4 - رهبری / هدایت

control

البته غیر از تقسیم بندی فوق نویسندگان مختلف تقسیم بندیهایی دیگری نیز ارائه دادهاند برای نمونه

لوترگیولیک وظایف هفتگانه ای به شرح ذیل برای مدیریت بیان کرده است:

5 - نظارت / کنترل

Planning

1 - برنامه ریزی

Organizing

2 - سازماندهی

2

Staffing

3 - به کار گماردن

Directing

4 - هدایت

Coordinating

5 - هماهنگ کردن

Reporting

6 - گزارشدادن

Budgeting

را ساخته و مورد استفاده قرار داده است.

برخی دانشمندان مدیریت موضوع ایجاد انگیزه و نوع آوری را به عنوان دو وظیفه مدیریت دانسته و

برخی دیگر بودجه بندی ، گزارشدادن و به کار گماردن را جزوء وظایف اصلی مدیریت نمیدانند و

بسیاری نیز هماهنگی را به جای وظیفه مدیریت، هدف مدیریتبه حساب میآورند

مدیریت را در چهار عنصر خلاصه میکنند که « اصول و تجربه مدیریت » برچ در کتاب معروف خود

عبارتند از برنامه ریزی ، کنترل ، هماهنگی و ایجاد انگیزه .

فایول نیز وظایف پنجگانه ای برای مدیریت قائل است که عبارتند از : برنامه ریزی، سازماندهی ،

هدایت، کنترل و هماهنگی .

با توجه به اینکه هماهنگی بیش از آنکه یک وظیفه باشد، هدف مدیریت محسوب می گردد ؛ می توان

وظایف اصلی مدیریت را در پنج عامل برنامه ریزی ، سازماندهی ، تأمین نیروی انسانی ، هدایت و

کنترل خلاصه کرد.

آنچه مسلم است ، برنامه ریزی بر سایر وظایف مدیریت اولویت داشته و مقدم بر آن است. البته

همه وظایف مدیریت باهم مرتبط هستند ولی در میان آنها برنامه ریزی از اهمیت و اولویت خاصی

برخوردار است.در واقع برنامه ریزی وظیفه اساسی و شالوده مدیریتاست.

توالی وظایفپنجگانه مدیریتدر شکل زیر قابل تجسم است: 

7 - بودجه بندیPOSDCORB او با به کار بردن حروف اول کلمات فوق

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی 

همانگونه که عنوان شد در میان همه وظایف مدیریت برنامه ریزی از اساسیترین آنهاست که مانند

پلی زمان حال را به آینده مرتبط می سازد. به عبارت دیگر برنامهریزی میان جایی که هستیم با جایی

که میخواهیم به آن برویم پلی میسازد و موجب میشود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل

نمیگیرد، پدید آید.از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع

3

نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند. پوپایی محیط و وجود تلاطم در آن، و عدم اطمینان

ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی میافزاید.

پیتر دراکر معتقد است که میان موثر بودن (انجام کارهای درست) و کارآیی(درست انجام دادن

کارها) تفاوت استو این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسبآنها توأم می باشد . 

تعریف برنامه ریزی 

را به جای یکدیگر به کار می برند ؛ در

به نوعی برنامه ریزی جزئی تر دلالت دارد. برای برنامه ریزی تعاریف

متعددی ارائه شده است؛ بطوریکه هر یک از نظریه پردازان سعی کرده اند با توجه به زمینه تخصصی

خود آنرا تعریف کنند . در ذیل چند مورد از این تعاریف ارائه شده است:

1 - برنامه ریزی عبارت استاز تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد

2 - برنامه ریزی عبارتستاز تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن

3 - برنامه ریزی عبارتست تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیشبینی کردن راهها

و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.

planning , programming در متون مدیریتی گاهی دو واژهprogramming حالی که

تعریف نسبتاً جامع دیگری از سیریل هودسن:



برنامه ریزی یعنی ارائه طریق بر عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و دوره

زمانی معلوم است. 

هدف از برنامه ریزی 

2 - افزایشمنفعتاقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات

3 - متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر

4 - مهیا ساختن ابزاری بر کنترل

انواع برنامه ریزی

برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم میشوند وبه فراخور هر وضعیتبه گونهای متناسببا آن شکل

میگیرند لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامه ریزی عنوان مینماییم :

1 - افزایشاحتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیتها

4

1 - برنامه ریزی تخصصی

گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامهریزی میشود. این

برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی مینامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان

میگردد.

الف- برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید):

تسهیلات و تربیتنیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار

و نیازهای پیشبینی نشده جامعه.

عبارتست از تعیین نیازها و تأمین ابزار و

ب- برنامه ریزی نیروی انسانی :

سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب ، آموزش ، ترفیع ، بازنشستگی و ...) تخمین زده

میشود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار (ساختار) سازمانی آغاز میشود و مواردی نظیر

تهیه نمودار جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت

را در بر میگیرد.

در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در

ج- برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه :

میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن می

باشد.

عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین

-2 برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)

برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح میشوند به عبارت دیگر برنامه

های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به

تحولات محیط اتخاذ میگردند.

مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از :



الف - تدوین برنامه های کوتاه مدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)

ب - تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجشعملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات

ج- ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها

د- تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید.

5

3 - برنامه ریزی راهبردی(استراتژیک)

برنامه ریزی راهبردی در بر دارنده تصمیم گیریهایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت

سازمان می باشند.دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریتها) و هدفهای سازمان مشخص و

اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری مینامند ، تجزیه می گردد.

همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرحریزی می گردد.

برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیشگویی نمیکند ولی یک مدیر را می تواند در موارد ذیل یاری

دهد:

الف - فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی؛

ب - ایجاد فرصتکافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر؛

ج- اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب

د- تمرکز بر انجام فعالیتهای ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب

دیدگاه هائمتداولدر برنامه ریزی:

1 - برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه ریزی از خارج به داخل

در برنامهریزی از داخل به خارج برکارهایی تمرکز میشود که سازمان در حالحاضر انجام میدهد و

تلاش میشود تا آنها به بهترین صورت انجام پذیرد. برنامهریزی به این شیوه تغییرات عمدهای را در

سازمان ایجاد نمیکند، ولی میتواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد.برنامهریزی از

داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت میپذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه

انجان کار است.

در برنامهریزی از خارج به داخل ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل میشود و برای استفاده از

فرصتها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامهریزی میگردد.برنامهریزی ازخارج به داخل

هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامهریزی

یافتن فرصتهای محیطی و استفاده بهینه ازآنهاست.

-2 برنامه ریزی از بالا به پایین و برنامه ریزی از پایین به بالا

در برنامهریزی از بالا به پایین ابتدا مدیر مالی هدفهای کلان را تعیین میکند و این امکان را برای

مدیران سطوح دیگر فراهم میآورد تا در چهارچوب هدفهای کلان برنامه خود را تدوین کنند.

6

در برنامهریزی از پایین به بالا با تدوین برنامههایی شروع میشود که در سطوح عملیاتی شکل

میگیرند؛ بدون آنکه به محدودیتهای کلی سازمان توجه شود آنگاه این برنامهها از طریق سلسله

مراتببه بالاترین سطح مدیریتارائه میگردد.

3 - برنامه ریزی بر مبنای هدف

در این نوع از برنامهریزی مهمترین مسائل سازمان تعریف میشود و سپسبا مشارکت کارکنان برای

هر واحد و قسمت از یک واحد و نهایتاً برای هر فرد شاغل هدفگذاری منظمی انجام

میگیرد.برنامهریزی بر مبنای هدف برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی بکار میرود و بر این

عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیسو مرئوس در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی ، تأثیر

مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد و تدوین پذیرش دوطرفه اهداف ، تعهد قویتری را در کارکنان ایجاد

میکند ؛ تا اینکه سرپرستیک جانبه هدفگذاری کرده، آنها را به زیر دستان تحمیل کند.

مراحل برنامه ریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:



1 - تعیین رسالتو ماموریت

2 - تعیین نتایج مورد انتظار

3 - تعریفشاخصهای ارزیابی

4 - تعریف هدفهای عملیاتی

5 - تنظیم برنامههای عملیاتی

6 - طراحی سیستم کنترل عملیات

4 - برنامه ریزی بر مبنای استثناء

عبارتست از تعیین هدف ، تخصیص منابع و تعیین شاخصهای عملیاتی و واگذاری امور به ابتکار عمل

مسئولان واحدها. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیشبینی

شده، از حد معینی تجاوز کند در امور آن واحد دخالت خواهد کرد. ابزارهای اساسی و متداول در این

روش عبارتند از: بودجه هزینههای استاندارد و حسابداری مدیریت یا حسابداری مراکز مسئولیت

(مراکز هزینه، درآمد، سرمایهگذاری)

5 - برنامه ریزی اضطراری

عبارتستاز پیشبینی و معین ساختن عکسالعملها و پاسخ مناسببه حوادث یا شرایط جدیدی که در

اوضاع و احوال سارمان ممکن استاتفاق بیفتد.

7

6 - برنامه ریزی اقتضایی

شناسایی میشوند و در صورتی که اعتبار « گزینههای گوناگون قابل اجرا » در برنامهریزی اقتضایی

برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینه ها قابل اجرا خواهند

بود .

برنامهریزی مبتنی بر اندیشیدن پیشاز عمل است؛ ولی هر چه محیط برنامهریزی نامطمئنتر باشد،

احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازین با پیشبینیها و حتی مقاصد اولیه، افزایشمییابد. در چنین

محیطهایی بطور مستمر مسائل و رخداداهای غیر منتظره رخ میدهند و در نتیجه، تغییر در

برنامهریزی را ضروری میسازند؛ بنابراین بهتر است که همواره در موقع برنامه ریزی ها، پیشبینی

شود که اگر کارها آنگونه که انتظار داریم پیش نرفت، چه تغییراتی در برنامهها ایجاد شود یا کدام

برنامههای جایگزین آماده شوند تا مدیر با مشکل مواجه نشود.

به عبارت دیگر هنگامی که بحرانی در نقاط پیش بینی شده بروز کند که حاکی از بی اعتباری برنامه

باشد، با استفاده از برنامه ریزی اقتضایی امکان اقدام سریع فراهم میآید.

گامهای برنامه ریزی:

با توجه به تعاریفارائه شده از برنامه ریزی باید گامهایی برداشتکه پاسخگوی سوالات زیر باشد :

1 - کی 2 - چه وقت 3 - چرا 4- کجا

5 - چه 6 - کدام 7- چطور

بنابراین گامهایی را که در برنامه ریزی باید برداشتبه شکل مرحله ای فرآیند زیر را طی می نماید:

مراحل عمده برنامه ریزی

کونتز،ادانل و وایهریخ در کتاب مدیریت، مراحل برنامهریزی را به صورت زیر آوردهاست:

1 -آگاهی از فرصتها (مسائل و نیازها)

2 -تعیین اهداف کوتاه مدت

3 - تعیین مفروضات

4 -تعیین گزینههای مختلف

5 -ارزیابی گزینههای مختلف

6 - انتخاب یکراه

7 -فرمولهکردن برنامههای فرعی

8

8 -کمیکردنبرنامههابهوسیلهبودجهبندیبطوریکهملاحظهمیشودبرنامهریزییکجریانمداومدرجهتپیشرفتفعالیتهابرایحصولهدفهاومقاصدازپیشتعیینشدهاست. ازنتایجبرنامههایاجراشدهنقاطضعفوانحرافاتوهمچنیننقاطقوتوجنبههایمثبتبایدبهمنظوررفعنقایصوبهبودعملیاتدرآیندهاستفادهنمود.

برنامه ریزی موثر

توجه به موارد ذیل موجبموثر بودن برنامهریزی میگردد :

1 - برنامهریزی منطقی باید دارای مدت زمانی باشد که بتواند تکافوی انجام تعهدات ناشی از

تصمیمات امروزی ما را بکند

2 - همه افراد درگیر، درک صحیحی از برنامه و چگونگی اجرای آن داشته باشند

3 - وجود همفکری و همکاری در امور برنامهریزی

4 - ایجاد شرایط مناسببرای برنامهریزی از سطوح بالای سازمان

5 - شروع برنامهریزی از سطوح بالای سازمان و سازمان یافته باشد.

محاسن برنامه ریزی

برنامهریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل است:

1 - تحقیق اهداف سازمان

2 - برنامهریزی ، به ایجاد فرصتبرای اجرای تصمیمها کمک میکند

3 - برنامهریزی به اجرای منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان کمکمیکند

4 - برنامهریزی عامل تطبیق رشد سریع فنآوری محیط با سازمان

5 - برنامهریزی موجبتسریع رشد ا قتصادی در سطح کلان میشود

6 - برنامهریزی مالی و بودجهبندی، ابزاری برای کنترل فعالیتها محسوب میشود.

7 - برنامهریزی به تقویتروحیه کار گروهی کمکمیکند و به افزایشکارآیی سازمان میانجامد

محدودیتهای برنامهریزی(محدودیتها و معایب)

با وجود محاسن زیادی که برنامهریزی دارد ، محدودیتهایی را نیز به همرا دارد که عبارتند از :



1 - برنامهریزی مستلزم صرف هزینه و وقتاست

9

2 - سازمانهای کوچک نمیتوانند به علت عدم توان مالی و فرصت کافی به نحو مطلوب برنامهریزی

کنند

3 - برنامهریزی ، مستلزم ایجاد محدودیتهایی است که در کوتاه مدت حرکت را در سطوح متعدد

سازمان ، کند و مشکل میسازد

4 - برنامهریزی ، بیشتر مبتنی بر پیشبینی بر اساسحدسو گمان و احتمالات است و کمتر بر اساس

اطلاعات قطعی انجام میگیرد (پسباید قبل از برنامهریزی به دنبال شناخت وضعیت موجود سازمان

باشیم)

دامهای مهم برنامه ریزی موفق:

در برنامهریزی موفق ، بر سر راه مدیر عالی سازمان، دامهایی هست که اگر دقتنکند در آن گرفتار

خواهد شد و منجر به شکست برنامههایشمیشود عمده ترین این دامها عبارتند از :

1 - تفویضکردن وظیفه برنامهریزی توسط مدیر عالی به دیگران (بگونهای که مدیریت عالی درگیر

نباشد)

2 - درگیر شدن مدیریتعالی در مسائل جاری (روزمرگی) و عدم وقتکافی برای برنامهریزی

3 - کوتاهی درامرتدوین و تعریفاهداف(به صورت واضح)

4 - کوتاهی در امر درگیر ساختن مدیران اجرایی مهم در فراگرد برنامهریزی

5 - عدم استفاده از برنامهها به مثابه معیار واقعی ارزیابی عملکرد مدیران

6 - کوتاهی در امر ایجاد و تقویتجو موافقوحامیبرنامهریزی7 - مجزاپنداشتنفراگردبرنامهریزیازسایرجنبههایفراگردمدیریتمثلاًاطلاعاتو...)

8 - استفادهازطرحهاوبرنامههایپیچیدهوانعطافناپذیرکهمانعنوآوریسازمانمیشود9 - عدمارزیابیوبازنگریبرنامههایبلندمدترؤسایبخشهاومدیرانتوسطمدیریتعالی10 - تمایلمدیریتعالیبهاخذتصمیمهابرمبنایاحساساتوبینشخود

تعریف برنامه :

- برنامه عبارت استاز تعیین هدف کوتاه مدت و راه رسیدن به آن ؛

- برنامه عبارت استاز تعهد برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق هدف

انواع برنامهها :

Purposes/Missions

1 - مقاصد/ ماموریتها

10

ives

2 - اهداف

strategies

3 - راهبردها

politics

( 4 - سیاستها (خط مشی

procedures

5 - رویهها

Methods

6 - روشها

Rules

( 7 - مقررات و آئیننامهها (دستورها

Programes

( 8 - برنامهها (طرحها

Budgetings

9 - بودجه

1 - مقاصد/ ماموریتها

مقاصد بیانگر فسلفه وجودی سازمان بوده که متاثر از خواست اجتماعی است به عنوان مثال مقصد

دانشگاهها پرورشنیروی انسانی است.

ماموریتها بیانگر جهتدار بودن مقاصد است برای مثال دانشگاهی مقصد روش نیروی انسانی را در

حوزه علوم انسانی و دانشگاهی در حوزه پزشکی انجام میدهد و یا حتی از نظر جنسیتی و مقاطع

ممکن استماموریتدانشگاهها در پرورشنیروی انسانی متفاوت باشد.

ماموریتهای یک سازمان نیازمند به ویژگیهای خاصی به شرح ذیل است:

1 - شرح ماموریتباید مفهوم و روشن باشد.

2 - ماموریتها باید روحیه تعهد و ایثار و علاقه مدیران و کارکنان را جلبکند.

3 - در ماموریتها باید هم افزایی یا هم نیرو زایی باشد یعنی نتیجه ترکیبی آنها بیشتر از مجموع اجزای

آن باشد.

4 - در تنظیم ماموریتها از خلاقیتو نوعآوری کارکنان بویژه دریافتن راه حلها استفاده شود.

5 - اهداف دوربرد باید منشاء ضوابط و اصول کلی سازمان باشد.

-2 اهداف

هر سازمانی نیاز به یک بیانیه روشن از هدفهای خود دارد تا بتواند آن را مبنای همه برنامهریزیهای

خود قرار دهد و میزان کارآیی تصمیمات اتخاذ شده را براساس آن اندازهگیری کند. انجام برنامه

بدون رعایت اهداف سازمانی موجب پراکنده کاری میشود. بنابراین هدف عبارت است از بیان نتایج

مورد انتظار، شامل کار مشخصو قابل اندازهگیری در یک محدوده زمانی خاصو با هزینهای معین.

عواملی که در تعیین هدف باید به آنها توجه شود عبارتند از:

11

الف) نتیجه مورد انتظار قابل اندازهگیری باشد.

ب) چگونگی انجام کار مشخصباشد.

ج) محدوده زمانی که کار باید در آن صورت بگیرد.

د) حداکثر هزینه بر حسبواحد پول یا کار و یا هر دو.

3 - راهبردها (استراتژی ها)

راهبرد، الگویی برای پاسخ سازمان به محیط اطرافشدر طول زمان میباشد. در واقع راهبردهای یک

سازمان عامل عمدهای جهت نیل به اهداف سازمان در شرایط عدم اطمینان و رقابت محیطی است.

تعاریفزیر عمومی ترین کاربردهای این واژه را بیان میکند.

الف) طرحهای مربوط به هدفهای یک سازمان و تغییرات آن، منابع به کار گرفته شده برای رسیدن به

این هدفها و خط مشیها مربوط به تامین ، استفاده یا عدم استفاده از این منابع.

ب) تعیین هدفهای بلند مدت یک سازمان، مشخص کردن دورههای عملیات و تخصیص منابع لازم

برای دستیابی به این هدفها.

پساستراتژی عبارت است از ارائه تصویری از آنچه موسسه میخواهد با استفاده ازنظام هدفها و خط

مشیهای عمده به آن برسد. به این ترتیب در استراتژیها دقیقاً مشخصنمیشود که موسسه چگونه

میخواهد به هدفهایش دست یابد. زیرا چگونگی دستیابی به این هدفها در طرحهای متعدد کلی و

جزئی و پشتیبانی در نظر گرفته میشود.

-4 خط مشی ها ( سیاستها)

خط مشی معمولاً برای تعیین بهترین انتخاب در زندگی شخصیا سازمانی به کار میرود. خط مشیها

برنامههایی هستند که تصمیمات کلی را در بر میگیرند و به عنوان راهبر یا راهنما یا چارچوب تفکر و

یا اندیشه در تصمیمگیری بکار میروند. سیاست یا خطمشی، یک برنامه عمومی عملی است؛ به بیان

دیگر، نحوه اجرای هدف را بیان میکند و حوزه رفتار مسئولان اجرایی سازمان را تعیین میکند و در

عین حال وسیلهای موثر برای کنترل عملیات است. خط مشی، راهنما و حدودی است که تصمیمهای

آتی، باید در محدوده آن اتخاذ و معین شوند.

خط مشی باید از ویژگیهای ذیل برخوردار باشد:



صراحت و وضوح - قابلیت اجرا - انعطافپذیری

از قوانین

– جامعیت – هماهنگی – مستدل بودن- متمایز بودن– مدون و مکتوب بودن.

12

5 - رویه ها

رویهها مشخصکننده شیوه عملیات و نحوه انجام کار هستند. رویهها، یک برنامه زمانبندی شده بری

انجام فعالیتهای آتی هستند، در واقع رویهها فقط تعیین کننده شیوه عمل در سطوح مختلف سازمانند

و ممکن است هر سطح از سازمان رویهای خاصخود را داشته باشد. رویه، راهنمای واقعی عمل است

تا تفکر.

-6 روشها

روشها نحوه اجرای جدول زمانبندی رویهها را معین میکنند. روشها، جزئیات دقیق چگونگی انجام

فعالیتها را مشخصمیکنند. به عنوان مثال در بازرگانی، ابتدا چند کارشناسنسبتبه اهمیت کالا اظهار

نظر میکنند؛ در صورتی که قیمتها مطابق با قیمتهای صادراتی باشد آن را بستهبندی و صادر کنند؛ این

توالی اقدامات، رویه نامیده میشود و روشها، نحوه انجام اقدامات مذکور را معیین میکند. برای مثال،

به منظور صدور کالاها میتوان از روشهای ارسال با هواپیما، کشتی یا قطار استفاده کرد.

-7 دستورها (مقررات و آیین نامه ها)

مقررات و آیین نامهها لزوم اقدام یا عدم اقدام مشخص را به صورت لازم الاجرا تعیین میکنند و

هیچگونه اعمال نظر مشخص را اجازه نمیدهند.مقررات سادهترین نوع برنامهها میباشند. از لحاظ

تفاوت، مقررات و خط مشیها با هم فرق دارند مقررات بدون ترتیب زمانی معین انجام عملیات را

راهنمایی میکنند در حالیکه، خط مشیها یا روشهای انجام کار ممکن است عامل زمان را در توالی

انجام کار دخالت دهند. در حقیقت خط مشیها به مدیران حق انتخاب میدهند ولی مقررات باید

بطور دقیق اجرا شوند و به این ترتیباز آزادی عمل مدیر میکاهد.

-8 برنامه ها (طرحها)

برنامهها مجموعههایی هستند از هدفها، خط مشیها، روشها، و... برای اجرای یک کنش شناخته و

معلوم. برنامهها به گونه معمول با بودجه و اعتبار مالی پشتیبانی می شوند. گاهی اجرای یک برنامه

مستلزم اجرای چند طرح کمکی دیگر است. علاوه بر این تمام برنامهها باید بصورتی هماهنگ و

زمانبندی شده و بر اساساولویت و توالی منطقی به مورد اجرا گذاشته شوند. زیرا هر گونه شکست

در اجرای هر یک از طرحهای کمکی علاوه بر اینکه هزینههای زائدی به بار میآورد، سبب به تعویق

افتادن اجرای طرح اصلی خواهد شد.

13

9 - بودجه ها

بودجهها برنامههایی هستند که میزان درآمد و هزینه مورد انتظار برای یک دوره زمانی معین را

مشخصمیکنند. به عبارت دیگر بودجه صورت مالی نتایج مورد انتظار در غالب اعداد و ارقام است؛

بودجه به عنوان تدابیری برای کنترل نیز به شمار میرود؛ بودجه یک وسیله زیربنایی برای

برنامۀریزی در بسیاری از موسسات است.

بنابراین بودجه نوعی برنامه است که در قالب آمار و ارقام بیانگر تعهدات سازمان میباشد. بودجه

انواع متعددی دارد؛ برخی از بودجههای بر اساس میزان بازدهی سازمانی تغییر میکند که به آنها

بودجه متغیر یا قابل انعطافپذیری میگویند.

سازمانیها دولتی اغلب از بودجهها برنامهای که در آنها هدفها، جزئیات برنامه برای رسیدن به هدفها

و برآورد هزینه هر برنامه مشخصشده استفاده میکنند.

نوع دیگری از بودجه که در واقع ترکیبی از بودجه متغیر و بودجه برنامهای است، بنام بودجه بر مبنای

صفر که در این روشاز بودجهبندی فرضمیشود که برنامهها از مبنای صفر شروع میشوند. 

دوره (مدیریت برنامه ریزی) 

مدت یا بلند مدت تنظیم شوند؟ چگونه میتوان برنامههای کوتاه مدت را با برنامههای میان مدت و

بلند مدت هماهنگ کرد؟ در بعضی موارد ممکن است برنامهریزیها هفتگی یا چندماهه و یا چند ساله

باشند. این پرسشها افقهای چند گانه برنامۀریزی را روشن میکنند.

 یکی از سوالات مهمی که در برنامهریزی مطرح میشود این است که آیا برنامه باید کوتاه مدت، میان